„Wie hoch dürfen Mahngebühren sein?" ist eine der häufigsten Fragen im Forderungsmanagement — und wird in der Praxis regelmäßig falsch beantwortet. Pauschalen von 10 oder 15 Euro pro Mahnung halten einer rechtlichen Prüfung meist nicht stand. Dieser Beitrag zeigt, was Gläubiger verlangen dürfen, welche Kosten sie selbst tragen und wie sich Mahnaufwand rechtssicher auf den Schuldner verlagern lässt.
Grundsatz: Mahnkosten sind Verzugsschaden — kein Zusatzertrag
Erstattungsfähig ist nur der tatsächlich entstandene, erforderliche Aufwand (§§ 280, 286, 249 BGB). Daraus folgt:
- Ersatzfähig sind konkrete Sachkosten wie Porto, Papier und Druck.
- Nicht ersatzfähig ist der eigene Zeitund Personalaufwand für die Bearbeitung — die Forderungsbeitreibung gehört zum allgemeinen Geschäftsrisiko.
- In der Rechtsprechung werden deshalb typischerweise nur Beträge im Bereich weniger Euro pro Mahnschreiben anerkannt; überhöhte Pauschalen werden gekürzt.
Die erste Mahnung ist regelmäßig nicht erstattungsfähig
Kosten einer Mahnung, die den Verzug erst begründet, sind kein Verzugsschaden — der Schuldner war zum Zeitpunkt dieser Mahnung noch nicht in Verzug. Erst ab der zweiten Mahnung entsteht überhaupt ein Ersatzanspruch. Deshalb lohnt sich der Verzugseintritt ohne Mahnung: kalendermäßiges Zahlungsdatum oder Verzugshinweis auf der Rechnung.
Mahnpauschalen in AGB: Vorsicht bei zu hohen Beträgen
Eine Klausel, die eine pauschale Mahngebühr festlegt, ist nur wirksam, wenn die Pauschale den nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden nicht übersteigt und der Gegenseite der Nachweis eines geringeren Schadens offensteht (§ 309 Nr. 5 BGB). Fehlt dieser Vorbehalt oder ist die Pauschale zu hoch, entfällt der Anspruch vollständig.
Was Gläubiger stattdessen verlangen dürfen
Die wirtschaftlich relevanten Positionen sind nicht die Mahngebühren, sondern:
- Verzugszinsen (§ 288 BGB): Bei einem Basiszinssatz von 1,52 % seit dem 01.07.2026 sind das 10,52 % p.a. im B2B und 6,52 % p.a. gegenüber Verbrauchern.
- 40-Euro-Pauschale (§ 288 Abs. 5 BGB): bei Entgeltforderungen gegen Unternehmen, unabhängig von der Forderungshöhe.
- Vorgerichtliche Rechtsanwaltskosten: grundsätzlich als Verzugsschaden erstattungsfähig; nach BGH vom 28.04.2026 (XI ZR 61/25) kommt daneben eine Haftung aus § 280 Abs. 1, § 241 Abs. 2 BGB in Betracht.
- Gerichtskosten des Mahnverfahrens, die im Vollstreckungsbescheid mittituliert werden.
Was Sie nicht ansetzen sollten
- Kosten einer nach Verzugseintritt eingeholten Bonitäts- oder Schufa-Auskunft (BGH vom 11.06.2026, VII ZR 93/25 und VII ZR 96/25).
- Internes Personal- und Zeithonorar für die Mahnbearbeitung.
- Frei kalkulierte „Bearbeitungsgebühren" ohne Kostennachweis.
Falsch angesetzte Nebenforderungen liefern dem Schuldner ein Argument, das gesamte Schreiben zu bestreiten — und erzeugen im Prozess ein Kostenrisiko.
So sparen Sie Mahnkosten tatsächlich
1. Verzug ohne Mahnung herbeiführen — festes Zahlungsdatum, Verzugshinweis auf der Rechnung. 2. Mahnstufen reduzieren — drei Schreiben statt fünf; jedes weitere Schreiben kostet Sie Geld, das Sie nicht erstattet bekommen. 3. Früh anwaltlich eskalieren — anwaltliche Kosten sind im Verzugsfall grundsätzlich erstattungsfähig, Ihr eigener Bearbeitungsaufwand nicht. 4. Nebenforderungen sauber trennen — Hauptforderung, Zinsen, Pauschale, Anwaltskosten je einzeln ausweisen. 5. Digital statt manuell mahnen — automatisierte Fristen und Vorlagen senken den internen Aufwand, der ohnehin niemand erstattet.
Fazit
Mahngebühren sind kein Ertragsmodell, sondern ein enger Schadensersatzanspruch. Wer den Verzug richtig herbeiführt, früh eskaliert und nur belastbare Positionen fordert, holt deutlich mehr heraus als über hohe Mahnpauschalen. Über Mahndesk übernimmt die Kanzlei den Forderungseinzug — die anwaltlichen Kosten trägt in der Regel der Schuldner. Siehe auch: Verzugszinsen berechnen und Inkassobüro oder Rechtsanwalt.
*Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.*